2017 წლის 28 დეკემბერს, შპს „ქუთაისის უნივერსიტეტის“ საკონფერენციო დარბაზში გაიმართა უნივერსიტეტის ადმინისტრაციული და დამხმარე სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელთა შეხვედრა. შეხვედრის თემა იყო უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულებისათვის ახალი ნორმატიული სახის დოკუმენტების (ამჯერად დებულებების) შემუშავება. შეხვედრაზე ადამიანური რესურსების მართვისა და საქმის წარმოების სამსახურის უფროსის გია ცუცხვაშვილის მიერ წარმოდგენილი იქნა სრულფასოვანი ინფორმაცია აღნიშნული დოკუმენტების შემუშავების წესისა და მათი დამტკიცების პროცედურების, ყველა სამართლებრივი და ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და დამხმარე სახელმძღვანელო დოკუმენტების (საქართველოში მოქმედი კანონმდებლობისა და შპს „ქუთაისის უნივერსიტეტის“ შიგნით მარეგულირებელი) შესახებ, რაც საფუძვლად უნდა დაედოს ახლად შემუშავებულ დებულებებს თუ დროებით მოქმედ მსგავს დოკუმენტებს. ნიმუშად წარმოდგენილი იქნა „ადამიანური რესურსების მართვისა და საქმის წარმოების სამსახურის დებულება“. შეხვედრაზე გაიმართა აქტიური დისკუსია და საქმიანი განხილვა წარმოდგენილი დოკუმენტებისა და ნორმატიული აქტების ირგვლივ. ყველა საინტერესო კითხვაზე გაცემული იქნა სრულფასოვანი და ამომწურავი პასუხი. საქმიანი შენიშვნებითა და წინადადებებით აქტიურად მონაწილეობდნენ უნივერსიტეტის რექტორი დავით თვალთვაძე, უნივერსიტეტის დამფუძნებელი და პარტნიორი ლელა ქელბაქიანი, დირექტორი ნინო ხაზარაძე, სტრუქტურული დანაყოფების ხელმძღვანელები პროფესორი ნიკო ჩიხლაძე, ასოცირებული პროფესორები ეკატერინა ბაბუნაშვილი, ეკატერინე ვაწაძე, პაატა კლდიაშვილი, ასისტენტ პროფესორი ელგუჯა დეისაძე, ხარისხის უზრუნველყოფის სამსახურის უფროსი თამარ ხაჩიძე და სხვები. დებულებების წარმოდგენის ვადად დასახელებული იქნა 2018 წლის 8 იანვარი.